Votre entreprise gère des documents ? Evidemment !
Ils sont reçus par fax, mail, courrier ? Probablement !
Ils doivent être identifiés, caractérisés, typés, dispatchés, traités puis archivés ? C’est souhaitable !
Ils sont de type commandes, factures, devis, réclamations, résiliations…? Certainement !
Ils sont protéiformes, complexes, manuscrits mais aussi parfois structurés et qualitatifs ? Tant mieux !
Notre réponse :
Une solution hébergée dotées de fonctionnalités avancées
Vous dématérialisez les fax en réception, les centralisez avec les emails et les courriers numérisés pour leurs appliquer un traitement adapté aux process de votre entreprise tout en apportant de la productivité et de la qualité.
Avec DEMAT’MANAGER les documents entrants sont caractérisés (commande, facture, devis, réclamation, etc.) enrichis avec les informations initialement issues de l’ERP ou tout simplement apprises au fur et à mesure, routés vers la bannette de traitement appropriée, traités par vos soins et enfin archivés ! Pour apporter l’ensemble de ces services DEMAT’MANAGER dispose à la fois d’automatismes personnalisables et d’une interface utilisateur orientée productivité.
Automatiser pour gagner en productivité
L'intelligence de la solution prend tout son sens à l'étape du pré-traitement. Avant de s'afficher sur l'écran d'un agent, le document peut ainsi avoir subit un ensemble de traitements qui vont largement faciliter et raccourcir le travail qu'il nécessite.
Reconnaissance de l'appelant
A partir de la reconnaissance du numéro de fax ou de l'adresse email présentée, DEMAT'MANAGER est capable d'associer automatiquement au document un certain nombre d'informations qui faciliteront son traitement et son archivage : Siret, raison sociale, numéro de client...
OCR (Optical Character Recognition)
L'OCR a deux avantages :
- Il permet de retourner automatiquement les fax et les pièces jointes présentés à l'envers ou de biais
- Il rend les textes sélectionnables en transformant les fax et les pièces jointes qui le nécessitent en PDF text. Il est alors possible de réaliser des copier/coller par exemple.
Reconnaissance Automatique des types de documents (RAD)
DEMAT'MANAGER se base sur la reconnaissance de mots et d'expressions clés dans le contenu du document pour en déterminer le type : Commande, devis, facture, réclamation, résiliation, appel d'offre... En fonction du type reconnu, des traitement spécifiques, répondant à des règles préalablement déterminées, peuvent être appliqués : routage vers une boîte mail spécifique, routage dans une bannette virtuelle spécifique pour subir un traitement humain via l'interface Web, archivage...
Lecture Automatique des Documents (LAD)
DEMAT'MANAGER est de capturer automatiquement des données à l'intérieur de documents récurrents et préalablement balisés. Par exemple, pour la commande d'un client régulier dont le format de document a fait l'objet de l'établissement d'un masque d'analyse (balisage des zones contenant les informations à extraire permettant d'honorer la commande), la solution va pouvoir extraire les références et les quantités commandées.
Les données extraites sont alors soit mises à disposition d'un agent pour vérification soit poussées directement vers l'ERP. Dans le deuxième cas, on est dans un processus 100% automatisé, sans intervention humaine.
L'interface Web, la partie visible de la solution
Les traitements manuels se font à l'écran
Plus question de saisir le contenu d'un fax papier posé sur le bureau ! DEMAT'MANAGER offre un panel de fonctionnalités paramétrables pour répondre aux besoins spécifiques des clients :
- Dispatch en un clic vers des bannettes virtuelles déterminées
- Apprentissage d'une base de données facilitant le traitement et l'archivage des futurs documents du même type (reconnaissance et association automatique au document de métadonnées enrichissant sa qualification)
- Temporisation du traitement d'un document dont il manque des informations
- Envoi de mail ou de fax à l'émetteur
- Découpage des documents de plusieurs pages
- Rattachement de deux documents à traiter
- Ajout de fichier joint
- Annotations
- Surlignage...
Un outil de supervision
L'interface Web permet également de superviser la file de traitement et de constater d'éventuels retards. Des compteurs indiquent ainsi le nombre de documents que contient chaque bannette virtuelle.
Une interface mais 2 écrans
La configuration idéale est d'associer deux écrans, l'un vertical pour afficher l'interface DEMAT'MANAGER avec les documents pleine page, l'autre pour afficher l'interface de l'ERP pour y saisir les données.
Archivage électronique des documents
Les documents avec leurs métadonnées associées sont archivés en clic, soit dans le Cloud DEMAT'MANAGER, soit dans votre GED interfacée avec la solution.
Avec l'archivage DEMAT'MANAGER, vous bénéficiez d'une interface Web permettant de retrouver rapidement des documents grâce à une recherche multi-critères.
